Koppelprofiel Email - ZaaksysteemWiki (2024)

Er zijn verschillende koppelprofielen beschikbaar die afzonderlijk of in combinatie gebruikt kunnen worden voor het versturen en/of ontvangen van e-mails met zaaksysteem:

Het zaaksysteem biedt de mogelijkheid om uw uitgaande email te configureren. Dat wil zeggen dat u in staat bent aan te geven welk emailadres en welke benaming u gebruikt bij uitgaande emails.

Instellingen

Forward inregelen bij IT-afdeling

Wanneer u een lokaal emailadres (bijvoorbeeldiets@gemeentenaam.nl) wilt gebruiken waarop een antwoord naar het zaaksysteem gestuurd kan worden, dan dient u ook een forward in te regelen naar: iets@omgevingsnaam.zaaksysteem.nl. Dit zorgt ervoor dat het bericht ook daadwerkelijk bij het zaaksysteem afgeleverd wordt. Een forward van emailadressen kan door uw IT-afdeling ingeregeld worden.

DNS records voor SPF en DKIM

SPF en DKIM zijn methodes om aan te geven welke mailservers toestemming hebben om email te sturen met afzender-adressen binnen een (afzender-)domein.

SPF

Als enkel met het Zaaksysteem-platform gemaild wordt:

example.com. IN TXT "v=spf1 include:spf.zaaksysteem.nl -all"

Als er ook door andere mailservers gemaild wordt:

example.com. IN TXT "v=spf1 a:mail.example.com mx mx:some.othermailer.nl include:spf.zaaksysteem.nl -all"

Zie voor meer informatie Sender Policy Framework op Wikipedia

DKIM

Als je de DKIM-sleutels gebruikt die door Zaaksysteem beheerd worden, moeten de volgende regels toegevoegd worden aan de DNS van het domein dat gebruikt wordt als DKIM-afzenderdomein:

zaaksysteem1._domainkey.example.com. IN CNAME dkim1.zaaksysteem.nl.zaaksysteem2._domainkey.example.com. IN CNAME dkim2.zaaksysteem.nl.

Vervang example.com door het DKIM-afzenderdomein.

Als deze instellingen gebruikt worden kan Zaaksysteem nieuwe DKIM-sleutels in gebruik nemen zonder verdere configuratie-wijzigingen in de DNS van de gemeente.

Om te controleren of de DNS goed is ingesteld ga je naar de volgende pagina MXTOOLBOX vul hier bij "domain name" "gemeente.nl" in en bij "selector" "zaaksysteem1" in.

Zie voor meer informatie DKIM op Wikipedia

Mail-ontvangst (prefix voor onderwerp)

Als deze koppeling actief is wordt er een willekeurige code toegevoegd aan het onderwerp van uitgaande email-berichten ([Prefix 1458-ae34dc] <onderwerp>). Op deze manier kan een mail die beantwoord wordt door zaaksysteem herkend worden en als Contactmoment aan de timeline van de zaak toegevoegd worden. De mail wordt tevens als PDF-bestand toegevoegd aan het tabblad documenten, waar ook eventuele bijlagen geplaatst worden.

Het is belangrijk om te weten dat de emails die naar het zaaksysteem gestuurd worden ook gecontroleerd worden op SPAM en virussen. Wanneer een mail niet door deze controle komt zal de informatie niet in het zaaksysteem komen.

Eerste keer inrichten

Wanneer de emailkoppeling voor het eerst ingericht wordt dan moet er een kleine wijziging in uw configuratie gemaakt worden door Mintlab. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.

Wanneer bij de uitgaande mailconfiguratie gekozen wordt om gebruik te maken van een externe mailserver zullen antwoordmailtjes van klanten in de externe mailbox terecht komen. Deze koppeling stelt zaaksysteem in staat deze mailbox uit te lezen en de binnengekomen e-mails te verwerken alsof ze aan zaaksysteem verstuurd zijn.

Bij het ophalen van de mails zal zaaksysteem de e-mail aan de bijbehorende zaak toevoegen wanneer deze een prefix bevat en deze zaak nog niet afgehandeld is. Als dit niet zo is zal de zaak verwerkt worden als een mail voor de 'Inkomende mailafhandeling'.

Instellingen

Let op: De externe mailserver moet geconfigureerd zijn om POP3 toe te staan.

Met deze koppeling kunnen op basis van e-mails die naar een zaaksysteemadres gestuurd worden nieuwe zaken gestart worden of bijlagen in de algemene documentintake geplaatst worden. Per emailadres/zaaktype moet een profiel aangemaakt worden welke een duidelijk herkenbare naam krijgen. Let op, het is handig als u eerst een uitgaande mailconfiguratie aanmaakt.

Instellingen

Forward inregelen bij IT-afdeling

Wanneer u een lokaal emailadres (bijvoorbeeld vergunningen@mijn.gemeente.nl) wilt gebruiken waarop een antwoord naar het zaaksysteem gestuurd kan worden, dan dient u ook een forward in te regelen naar: vergunningen@omgevingsnaam.zaaksysteem.nl. Dit zorgt ervoor dat het bericht ook daadwerkelijk bij het zaaksysteem afgeleverd wordt. Een forward van emailadressen kan door uw IT-afdeling ingeregeld worden.

Omgevingsloket

Het omgevingsloket kent twee stappen van inrichten. Eerst richt je het koppelprofiel omgevingsloket in, zorg er voor dat deze koppeling werkt. Vervolgens maak je, zoals op deze pagina beschreven ook het profiel inkomende email voor het omgevingsloket aan. Wanneer de optie 'omgevingsloket' gekozen is hoeft er geen zaaktype gekozen te worden.

Zie ook: Koppelprofiel Omgevingsloket

Documentintake

Wanneer de optie 'documentintake' gekozen is hoeft er geen zaaktype gekozen te worden. In dit geval worden enkel de bijlagen van de ontvangen mail in de documentintake geplaatst.

Zaaktype

Als een zaaktype gekozen is kunnen de kenmerken gekoppeld worden. Deze kenmerken worden dan ingevuld bij het aanmaken van de zaak.

Eerste keer inrichten

Wanneer de emailkoppeling voor het eerst ingericht wordt dan moet er een kleine wijziging in uw configuratie gemaakt worden door Mintlab. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.

Instellingen

Email

Deze 'koppeling' moet aanwezig zijn voor het Inplannen van e-mails